Le document circule en pièce jointe
Le courrier, la délibération ou le magazine part par mail, revient annoté à la main, dans trois versions différentes, et personne ne sait laquelle fait foi.
Solution
Les documents et les visuels de la collectivité, relus en ligne
Alpha Studio accompagne les administrations publiques dans la gestion de leurs projets documentaires et visuels. La plateforme centralise les documents PDF, les images et les contenus de communication liés aux services, aux territoires et aux actions publiques : courriers officiels, délibérations, dossiers de consultation, magazine municipal, reportages et captations vidéo, dans une application hébergée en France.
Photothèque collectivitésValidation PDFChemin de fer collaboratifHébergement en France
Le constat
Des allers-retours sans fin avant diffusion
Entre les services, la relecture d'un document et la validation d'un visuel passent encore par la pièce jointe.
Des fichiers éparpillés
Un disque partagé par service, des clés USB, des photos restées dans la boîte mail d'un agent qui a changé de poste.
Rien n'est retrouvable
La photo de l'inauguration d'il y a trois ans existe quelque part, mais personne ne sait où, alors on refait un reportage.
Le droit à l'image
Les autorisations existent sur papier, séparées des photos qu'elles concernent. Impossible de savoir ce qui est diffusable.
Des validations lentes
Le cabinet, la direction de la communication et le service concerné doivent se prononcer, par e-mail, avec des pièces jointes lourdes.
Des prestataires multiples
Photographes vacataires, agences, vidéastes : chacun livre à sa façon, sur son support.
Des exigences fortes
Données hébergées en France, RGPD, traçabilité des accès, marchés publics : le sujet n'est pas seulement technique.
La réponse
Une application institutionnelle, pas un partage de fichiers
Alpha Studio est déjà utilisé par des collectivités, dont la Communauté urbaine de Dunkerque.
- Données hébergées et sécurisées en France : fichiers et métadonnées sont hébergés par l'entreprise ATE, avec sauvegarde quotidienne.
- Traitement conforme au RGPD : accès tracés, durées de conservation maîtrisées, droit d'accès et droit à l'effacement.
- Une médiathèque pour tous les services : la communication, les services techniques, la culture et les écoles piochent dans le même fonds, chacun selon ses droits.
- Le droit à l'image attaché au média : crédit photo, autorisation, durée de cession et conditions de diffusion voyagent avec le fichier.
- Validation multi-niveaux : le service demandeur, la direction de la communication et le cabinet se prononcent chacun sur leur périmètre, et la décision est datée.
- Photo, vidéo et PDF dans le même outil : reportages, captations et magazine municipal suivent le même circuit.
- Les documents administratifs aussi : courriers officiels, délibérations, supports de communication, dossiers de consultation et formulaires s'annotent et se valident page à page, avec la même traçabilité.
- Utilisateurs illimités : tous les agents concernés peuvent être invités sans surcoût, y compris les prestataires vacataires.
Modules
Les modules utiles à une collectivité
Module
Validation PDF & chemin de fer
Centralisez, annotez et validez vos PDF page par page, du chemin de fer au bon à tirer.
En savoir plus → ModuleMédiathèque
La bibliothèque de tous vos médias validés, avec leur histoire et leurs droits d'usage.
En savoir plus → ModuleValidation photo & vidéo
Le parcours d'un média, de la demande à la diffusion : circuits, annotation, arbitrage.
En savoir plus → ModuleStructures, profils & droits
Plusieurs entités sur une plateforme : périmètres, accréditations et traçabilité.
En savoir plus → ModuleBrief & Road Book
Chartes, roughs, maquettes et notes rattachés au projet et à chaque document.
En savoir plus → ModuleStatistiques & pilotage
Volumes, délais, taux de validation : le tableau de bord de votre production.
En savoir plus →
Cas d'usage
Ce que fait une collectivité avec Alpha Studio
Relire un document officiel
Le PDF est déposé dans le projet : chaque service ajoute ses observations directement sur les pages, les personnes habilitées valident, refusent ou demandent une correction. Seule la version approuvée est diffusée.
Suivre le magazine page par page
Le chemin de fer montre l'avancement de chaque page du magazine municipal ou du guide pratique : rédigée, relue, validée, à corriger.
Commander un reportage
Un service ouvre une demande : sujet, lieu, date, personnes à photographier, usage prévu. Le photographe reçoit un brief complet.
Encadrer le droit à l'image
Les autorisations et les mentions obligatoires sont rattachées au projet et aux médias concernés, dès la prise de vue.
Faire valider
Le service demandeur, la direction de la communication et, si nécessaire, le cabinet se prononcent chacun leur tour. La décision reste tracée.
Alimenter la médiathèque
Les médias validés rejoignent la médiathèque, indexés par événement, par lieu, par équipement ou par thème.
Diffuser
Le site institutionnel, le magazine municipal, les réseaux sociaux et la presse puisent dans le même fonds, avec les bons crédits.
Rendre compte
Les indicateurs alimentent le bilan d'activité annuel du service communication.
FAQ
Questions fréquentes
Oui. Toutes les informations et tous les fichiers sont hébergés et sécurisés en France par l'entreprise ATE, avec une sauvegarde quotidienne. Le traitement des données est conforme au RGPD.
Oui, notamment la Communauté urbaine de Dunkerque. L'application est également utilisée par des enseignes, des industriels, des agences et des éditeurs.
Oui. Courriers officiels, délibérations, dossiers de consultation, formulaires ou documents réglementaires s'annotent page à page. L'annotation sert à signaler une correction ou une demande de modification ; la validation est l'étape d'approbation par les personnes habilitées. Les échanges restent tracés et seule la version approuvée est diffusée.
Les autorisations, crédits et conditions de diffusion sont documentés au niveau du projet et de chaque média, et restent attachés au fichier dans la médiathèque. La configuration exacte des champs est calée lors du cadrage.
Le modèle est un forfait d'installation suivi d'un abonnement mensuel forfaitaire, utilisateurs illimités. Les modalités contractuelles et les pièces nécessaires à un marché public sont fournies sur demande.
Non. Les utilisateurs sont illimités et sans surcoût, ce qui permet d'ouvrir l'outil à tous les services concernés.
Oui, c'est même l'usage le plus fréquent après la validation des documents. Voir la photothèque pour collectivités et la photothèque pour les mairies.
Oui, dans un chemin de fer collaboratif où chaque service relit son périmètre. Voir le chemin de fer collaboratif.