El documento viaja como adjunto
La carta, el informe de pleno o la revista sale por correo, vuelve anotada a mano, en tres versiones distintas, y nadie sabe cuál es la válida.
Solución
Los documentos e imágenes de una administración, revisados en línea
Alpha Studio acompaña a las administraciones públicas en la gestión de su producción documental y visual. La plataforma centraliza los documentos PDF, las imágenes y los contenidos de comunicación vinculados a las áreas, al territorio y a la acción pública: cartas oficiales, actas de pleno, expedientes de licitación, la revista municipal, reportajes y grabaciones de vídeo, en una aplicación alojada en Francia.
Anotación página a páginaAlojado en Francia (ATE)Conforme al RGPDUsuarios ilimitados
La situación
Idas y venidas interminables antes de publicar
Entre áreas, revisar un documento y validar una imagen siguen viajando como adjuntos de correo.
Archivos dispersos
Una unidad compartida por área, memorias USB, fotos olvidadas en el buzón de un técnico que ya no está.
No se encuentra nada
La foto de la inauguración de hace tres años existe en alguna parte, pero nadie sabe dónde, así que se encarga una sesión nueva.
Derechos de imagen
Las autorizaciones existen en papel, separadas de las fotos a las que se refieren. No hay forma de saber qué puede publicarse.
Validaciones lentas
La alcaldía, el área de comunicación y el área implicada tienen que pronunciarse, por correo y con adjuntos pesados.
Múltiples proveedores
Fotógrafos autónomos, agencias, videógrafos: cada uno entrega a su manera y en su soporte.
Requisitos estrictos
Datos alojados en Francia, RGPD, accesos trazados, contratación pública: el asunto no es solo técnico.
La respuesta
Una aplicación institucional, no una carpeta compartida
Alpha Studio ya lo utilizan administraciones públicas, entre ellas la Comunidad Urbana de Dunkerque.
- Datos alojados y protegidos en Francia: los archivos y los metadatos están alojados por la empresa ATE, con copia de seguridad diaria.
- Tratamiento conforme al RGPD: accesos trazados, plazos de conservación controlados, derecho de acceso y derecho de supresión.
- Una mediateca para todas las áreas: comunicación, servicios técnicos, cultura y educación recurren al mismo fondo, cada una dentro de sus permisos.
- Derechos de imagen unidos al archivo: crédito fotográfico, autorización, duración de la licencia y condiciones de publicación viajan con el archivo.
- Validación en varios niveles: el área solicitante, la dirección de comunicación y la alcaldía deciden cada una en su ámbito, y la decisión queda fechada.
- Foto, vídeo y PDF en una sola herramienta: reportajes, grabaciones y la revista municipal siguen el mismo circuito.
- También los documentos administrativos: cartas oficiales, acuerdos de pleno, materiales de comunicación, expedientes de licitación e impresos se anotan y se validan página a página, con la misma trazabilidad.
- Usuarios ilimitados: puede invitarse a todo el personal implicado sin coste añadido, proveedores autónomos incluidos.
Modules
Los módulos que necesita una administración
Module
Validación de PDF y planillo
Centralice, anote y valide sus PDF página a página, del planillo al visto bueno.
Saber más → ModuleMediateca
La biblioteca de todos sus medios validados, con su historial y sus derechos de uso.
Saber más → ModuleValidación de foto y vídeo
El recorrido de un archivo, de la petición a la difusión: circuitos, anotación, arbitraje.
Saber más → ModuleEstructuras, perfiles y permisos
Varias entidades en una plataforma: ámbitos, acreditaciones y trazabilidad.
Saber más → ModuleBriefing y Road Book
Normas gráficas, bocetos, maquetas y notas vinculados al proyecto y a cada documento.
Saber más → ModuleEstadísticas y seguimiento
Volúmenes, plazos, tasas de validación: el cuadro de mando de su producción.
Saber más →
Casos de uso
Qué hace una administración con Alpha Studio
Revisar un documento oficial
El PDF se sube al proyecto: cada área añade sus comentarios directamente sobre las páginas y el personal habilitado valida, rechaza o pide una corrección. Solo se publica la versión validada.
Seguir la revista página a página
El planillo muestra por dónde va cada página de la revista municipal o de la guía práctica: redactada, revisada, validada, pendiente de corregir.
Encargar un reportaje
Un área abre una petición: tema, lugar, fecha, personas a fotografiar, uso previsto. El fotógrafo recibe un briefing completo.
Encuadrar los derechos de imagen
Las autorizaciones y las menciones obligatorias se adjuntan al proyecto y a los medios afectados desde la propia sesión.
Obtener la validación
El área solicitante, la dirección de comunicación y, si procede, la alcaldía deciden por turnos. La decisión queda registrada.
Alimentar la mediateca
Los medios validados se incorporan al fondo, indexados por acto, lugar, equipamiento o tema.
Publicar
La web institucional, la revista municipal, las redes sociales y la prensa recurren al mismo fondo, con los créditos correctos.
Rendir cuentas
Los indicadores alimentan la memoria anual de actividad del área de comunicación.
FAQ
Preguntas frecuentes
Sí. Toda la información y todos los archivos están alojados y protegidos en Francia por la empresa ATE, con copia de seguridad diaria. El tratamiento de los datos cumple el RGPD.
Sí, en particular la Comunidad Urbana de Dunkerque. La aplicación la utilizan también cadenas de distribución, industriales, agencias y editoriales.
Sí. Cartas oficiales, acuerdos de pleno, expedientes de licitación, impresos o documentos normativos se anotan página a página. La anotación señala una corrección o una petición de cambio; la validación es el paso de aprobación por parte del personal habilitado. Los intercambios quedan registrados y solo se publica la versión validada.
Las autorizaciones, los créditos y las condiciones de publicación se documentan a nivel de proyecto y a nivel de cada medio, y permanecen unidos al archivo en la mediateca. La configuración exacta de los campos se decide durante el análisis inicial.
El modelo es una cuota única de implantación seguida de una suscripción mensual fija, con usuarios ilimitados. Las condiciones contractuales y la documentación necesaria para una licitación pública se facilitan a petición.
No. Los usuarios son ilimitados y no suponen coste añadido, lo que permite abrir la herramienta a todas las áreas implicadas.