La photothèque pour les mairies

Le point de départ est toujours le même

Dans presque toutes les communes, l'inventaire initial donne le même résultat : les photos sont réparties entre le téléphone du chargé de communication, un disque dur externe au service technique, les boîtes mail des agents et les livraisons de photographes sur des plateformes de transfert dont les liens ont expiré.

Le fonds existe, il est même souvent riche. Ce qui manque, c'est un endroit où il soit à la fois complet, cherchable et juridiquement sûr.

Trois obligations propres au secteur public

Une photothèque pour mairie n'est pas seulement un outil de confort. Elle répond à trois contraintes que le secteur privé connaît moins.

• Le droit à l'image des administrés. Une photo prise lors d'une manifestation publique, d'une remise de prix scolaire ou d'un repas des aînés met en scène des personnes identifiables qui n'ont pas toutes donné leur accord.
• La traçabilité. Une collectivité doit pouvoir dire qui a accédé à quoi, et justifier de la durée de conservation des données personnelles qu'elle détient.
• La souveraineté des données. L'hébergement en France n'est pas seulement une préférence : c'est souvent une clause du marché.

Le droit à l'image, en pratique

La règle est simple à énoncer et difficile à tenir : la diffusion de l'image d'une personne identifiable suppose son autorisation, celle de ses représentants légaux s'il s'agit d'un mineur. Une manifestation publique n'exonère pas de cette règle dès lors qu'une personne est isolée et reconnaissable.

Ce qui échoue dans la plupart des communes n'est pas le recueil des autorisations, mais leur conservation exploitable : les formulaires signés existent, dans un classeur, sans lien avec les fichiers auxquels ils correspondent. Rattacher l'autorisation à la photo — ou à l'ensemble des photos d'un événement — est le geste qui rend le fonds réellement diffusable.

Qui utilise la photothèque, au-delà de la communication

L'erreur de cadrage la plus fréquente consiste à concevoir la photothèque comme un outil du seul service communication. Dans les faits, la demande vient de partout : les services techniques cherchent des photos d'ouvrages avant travaux, l'urbanisme documente le bâti, la vie associative illustre ses supports, le cabinet cherche un portrait officiel.

C'est pourquoi le modèle de licence compte autant que les fonctionnalités : une photothèque facturée par utilisateur se refermera sur deux ou trois agents. Des utilisateurs illimités, c'est une photothèque que la commune utilise vraiment.

Combien de temps pour la mettre en place

Le paramétrage technique d'une photothèque communale se compte en heures, pas en mois : arborescence des services, profils, droits, vocabulaire de recherche.

Ce qui prend du temps est ailleurs : décider ce qu'on reprend du fonds existant, et former les agents. Une commune bien accompagnée est opérationnelle en quelques semaines, à condition d'accepter de démarrer avec un fonds partiel plutôt que d'attendre un inventaire exhaustif qui n'arrivera jamais.