文書が添付ファイルとして回る
通知文も議案書も広報誌もメールで送られ、手書きの書き込み付きで、しかも3つの異なる版が戻ってきます。どれが有効なのか誰にも分かりません。
ソリューション
自治体の文書と画像を、オンラインで確認
Alpha Studioは、自治体や公共機関の文書・ビジュアル制作の管理を支えます。各部署、地域、行政活動に関わるPDF文書、画像、広報コンテンツを一つの場所に集約します。公文書、議事録、入札関係資料、広報誌、取材写真や動画まで。すべてフランス国内で運用されるアプリケーション上で扱えます。
ページ単位の注釈フランス国内で保管（ATE）GDPR準拠ユーザー数無制限
現状
公開までに終わらない往復
部署間では、文書の確認も画像の承認も、いまだにメールの添付ファイルとして行き来しています。
散在するファイル
部署ごとの共有ドライブ、USBメモリ、そして異動した職員のメールボックスに残された写真。
何も見つからない
3年前の落成式の写真はどこかにあるはずですが、誰も場所を知らないため、結局あらためて撮影を依頼します。
肖像権
同意書は紙で存在し、対象の写真とは切り離されています。何を公開してよいのか判断できません。
遅い承認
首長部局、広報課、担当課がそれぞれ判断を示す必要があり、そのやり取りは重い添付ファイル付きのメールです。
複数の外部委託先
フリーランスの写真家、代理店、映像制作者。それぞれが自分のやり方と媒体で納品してきます。
厳しい要件
フランス国内でのデータ保管、GDPR、アクセス履歴、公共調達。技術だけの問題ではありません。
解決策
共有フォルダではなく、行政向けのアプリケーション
Alpha Studioはすでに複数の公共機関でご利用いただいています。ダンケルク都市共同体もその一つです。
- フランス国内で保管・保護：ファイルとメタデータはATE社が保管し、毎日バックアップを取得します。
- GDPRに準拠した取り扱い：アクセス履歴の記録、保存期間の管理、開示請求権と消去の権利に対応します。
- 全部署で一つのメディアライブラリ：広報、技術部門、文化、教育の各部署が、それぞれの権限の範囲で同じ資産を利用できます。
- 肖像権をファイルに紐づけ：クレジット、同意の有無、許諾期間、公開条件がファイルとともに移動します。
- 多段階の承認：担当課、広報責任者、首長部局がそれぞれの範囲で判断し、その決定に日時が記録されます。
- 写真・動画・PDFを一つのツールで：取材写真も録画も広報誌も、同じフローをたどります。
- 行政文書にも対応：公文書、議決、広報物、入札資料、各種様式も、同じ追跡性のもとでページ単位に注釈・承認できます。
- ユーザー数は無制限：関係するすべての職員を追加費用なしで招待でき、外部の委託先も含められます。
Modules
自治体に必要なモジュール
Module
PDF校正・台割
PDFをページ単位で集約・注釈・承認。台割から校了まで。
詳しく見る → Moduleメディアライブラリ
承認済みのすべてのメディアを、その履歴と利用権とともに保管します。
詳しく見る → Module写真・動画の承認
依頼から公開までのメディアの流れ。承認フロー、注釈、裁定。
詳しく見る → Module組織・プロフィール・権限
一つのプラットフォームに複数の組織。権限範囲、認可、操作履歴。
詳しく見る → Moduleブリーフ・ロードブック
ガイドライン、ラフ、レイアウト、メモを案件と各ドキュメントに紐づけ。
詳しく見る → Module統計・進捗管理
点数、リードタイム、承認率。制作全体を映すダッシュボード。
詳しく見る →
活用例
自治体はAlpha Studioをこう使っています
公文書を確認する
PDFを案件にアップロードすると、各部署がページ上に直接コメントを書き込み、権限を持つ職員が承認・差し戻し・修正依頼を行います。公開されるのは承認された版だけです。
広報誌をページ単位で追う
台割の画面で、広報誌や生活ガイドの各ページがどこまで進んでいるかが分かります。執筆済み、確認済み、承認済み、要修正。
取材を依頼する
担当課が依頼を作成します。テーマ、場所、日時、撮影対象、使用目的。写真家は完全なブリーフを受け取ります。
肖像権を整理する
同意書と必須表記は、撮影の段階から案件と該当メディアに紐づけられます。
承認を得る
担当課、広報責任者、必要に応じて首長部局が順に判断します。決定は記録として残ります。
メディアライブラリを充実させる
承認されたメディアが、行事、場所、施設、テーマごとに索引付けされて蓄積されます。
公開する
公式サイト、広報誌、SNS、報道機関が、同じ資産を正しいクレジットとともに利用します。
報告する
各指標が、広報部門の年次活動報告の材料になります。
FAQ
よくあるご質問
はい。すべての情報とファイルは、フランス国内でATE社により保管・保護され、毎日バックアップされます。データの取り扱いはGDPRに準拠しています。
はい。とくにダンケルク都市共同体でご利用いただいています。このアプリケーションは、小売企業、メーカー、広告代理店、出版社でも使われています。
はい。公文書、議決、入札資料、各種様式、規程文書をページ単位で注釈できます。注釈は修正点や変更依頼を示すもので、承認は権限を持つ職員による決裁の段階です。やり取りはすべて記録され、公開されるのは承認された版だけです。
同意書、クレジット、公開条件を案件単位とメディア単位で記録し、ライブラリ上でもファイルに紐づいたまま保持されます。項目の具体的な設計は、導入前の要件整理で決定します。
初期導入費用ののち、ユーザー数無制限の定額月額料金という形です。契約条件および入札に必要な書類は、ご請求に応じてご提供します。
ありません。ユーザー数は無制限で追加費用もかからないため、関係するすべての部署にツールを開放できます。